Passport

There’s always the first time moment for everything. Kali ini pertama kalinya gw bikin passpor. Karena domisili gw di Surabaya maka post kali ini spesifik berdasarkan kondisi yang gw alami di kantor imigrasi Surabaya, yang lokasinya ada di Waru, Sidoarjo. FYI, kantor imigrasi di Surabaya ada 2 tempat, pertama yang gw samperin dan yang kedua ada di daerah Perak sekitar Pelabuhan Tanjung Perak. Oya … sebelumnya kalau pengen tahu seluk beluk persyaratan membuat passpor baru, perpanjangan, visa, atau lain-lain silahkan tengok website resmi keimigrasian indonesia. Klik disini. Bagi kalian yang pertama kali membuat passpor baru, please please please … baca dulu ketentuan/persyaratan/kelengkapan yang perlu disertakan atau dibawa. Karena bakal ngebantu sekali di lokasi tekape di hari H, lumayan menghemat waktu mondar mandir buat fotocopy. Karena gw dan beberapa orang sempat melakukan kesalahan dari hasil pengamatan di lapangan Smile. Okey … berhubung post ini ditulis sesuai pengalaman penulis, maka post kali ini yang bakal gw bahas adalah proses dan prosedur mengurus passpor baru dan perpanjangan passpor.  

How To … ? 

Singkat kata, ada 2 cara bagaimana membuat passpor baru maupun mengurus perpanjangan passpor bisa dilakukan. Pertama, dengan langsung on the spot datang ke kantor imigrasi di masing-masing kota; kedua, dengan online lewat link keimigrasian yang sudah gw sertakan diatas. Yang harus dipersiapkan dan dilakukan pertama kali adalah bangun sepagi mungkin dan sampai di kantor imigrasi sedini mungkin!! Trust me. Selama 3 hari berturut-turut gw dan beberapa teman bergantian mengurus passpor. Dan berapa lama kita bisa selesai mengurus tergantung dari seberapa pagi kita sampai di kantor imigrasi. Barangkali disetiap kantor imigrasi berbeda, sekali lagi ini based on pengalaman gw mengurus di kantor imigrasi surabaya (Waru, sidoarjo). Karena loket dibuka jam 7 pagi alangkah kerennya kalau sudah nongkrong jam 7 kurang maksimal. Lewat jam 7 pagi siap-siap bakal seharian di kantor imigrasi. Gw datang ke kantor imigrasi jam setengah 7 dan bisa selesai persis jam makan siang. Lucky me. Bawa camilan dan minum akan sangat berguna, karena sekali nyemplung ke lautan manusia di kantor imigrasi bakal ngga tega ninggalin kursi tunggu yang pasti jadi inceran mereka-mereka yang ngga kebagian kursi. Ogah banget keluar cuma buat cari camilan!! Bagi mereka yang langsung datang on the spot, gw saranin buat langsung beli form berupa surat pernyataan dan map hijau yang dijual di koperasi kantor ini sebelum antri. Gw kurang tahu pasti apa isi map hijau itu, tapi yang jelas bakal ada beberapa lembar form isian yang memang diperlukan untuk mengurus passpor. Setiap bendel map hijau ini seharga Rp. 15.000,-. Oya, jangan lupa bawa materai yah … karena form untuk pembuatan passpor baru pasti diperlukan materai, namun untuk perpanjangan passpor tidak diperlukan materai. Segera isi form dan berkas yang perlu diisi kemudian … antri!! Hehehe. Tidak perlu kaget atau heran dengan antrian yang mengular meski sudah datang jauh sebelum pintu loket dibuka. Karena pasti akan begitu. Jam 7 tepat pintu loket pasti akan dibuka. Dan bakal ada petugas yang langsung mengarahkan ke loket mana kita harus antri. Untuk pembuatan passport on the spot akan diarahkan ke Loket 3. Disitu kalian akan mendapat nomor antrian lalu silahkan menunggu. Karena nanti bakal dipanggil sesuai nomor antrian. Di tahap awal ini pastikan semua berkas sudah terisi, materai, dan kelengkapan berupa fotocopy KTP, Kartu Keluarga, Akte Kelahiran/Ijazah harus masuk dalam map hijau yang sudah dibeli sebelumnya. Jangan lupa bawa serta dokumen asli kelengkapan tersebut. Tapi cukup dipegang aja yah … takut hilang. Dokumen asli diperlukan untuk verifikasi data dan kelengkapan apakah benar sudah ada atau tidak. Kalau tidak lengkap, yakin bakal di-kick dari antrian. That is why kelengkapan itu penting banget. Di tahap ini bagi mereka yang mendaftar lewat online internet, akan diarahkan pada Loket 2. Jadi memang dibedakan antara antrian online internet dengan antrian on the spot. Bagi pemohon via online internet tidak perlu mengambil nomor antrian, langsung tumpuk saja berkas kelengkapan di tempat yang tersedia di loket 2 dimasukkan kedalam map kertas biasa. Tidak perlu membeli map hijau seperti antrian on the spot, karena nanti akan diganti otomatis oleh petugas loket 2 dengan map hijau yang sama dengan antrian on the spot. Tapi kalau sudah terlanjur beli, ya ngga apa-apa juga. Asal jangan tanpa map yah… kita bantu petugas juga buat kemudahan mereka bekerja. Kemudian tunggu hingga nama kita dipanggil untuk menunjukkan dokumen asli dari kelengkapan berkas. Selanjutnya, baik antrian via online (loket 2) maupun on the spot (loket 3) akan diarahkan menuju loket 5. Loket 5 merupakan loket untuk mendapatkan tanda terima permohonan dan nomor antrian khusus bagi pemohon via internet (inget ‘kan bagi pemohon via online langsung menumpuk berkas, tanpa mengambil nomor antrian?!). Tanda terima ini yang harus kita simpan baik-baik, karena hingga akhir proses pasti akan ditanya oleh petugas. Di loket ini lumayan lama nunggunya. Paham siy, petugas pasti perlu input data dan print tanda terima beratus-ratus orang. Jadi selama nama kita belum dipanggil, ngga usah repot-repot ke loket buat nanyain kapan dipanggil. Pasti dipanggil Open-mouthed smile. Setelah tanda terima (dan nomor antrian bagi pemmohon via online) kita peroleh, coba tebak … nunggu lagi untuk diarahkan ke loket 4. Sekali lagi di loket 4 kita harus menunggu untuk dipanggil sesuai nomor antrian untuk membayar. Biaya pengurusan passpor baik baru maupun perpanjangan sama, sebesar Rp. 255.000,- . Siapkan uang pas, semata-mata biar cepat aja. Nahh … setelah kita membayar dan menyerahkan tanda terima lagi-lagi kita harus menunggu. Hahahah … Menunggu untuk bukti kwitansi kalau kita sudah membayar. Kwitansi aja mesti nunggu gitu yah … Yup!! It is!! Setelah selesai, nama kita akan dipanggil untuk mengambil kwitansi, nomor antrian, dan tanda terima yang nanti bakal di-klip oleh petugas. Jadi jangan hilang yah. Kemudian, setelah dari loket 4 (pembayaran) kita akan diarahkan ke ruang biometrik. Dan menunggu lagi sampai nomor antrian kita disebutkan oleh petugas. Ruang biometrik di kantor imigrasi Surabaya tidak berbentuk loket, melainkan ruang kaca transparan. Didalamnya ada sekitar 5-6 kamera untuk foto dan ada sekitar 5-6 petugas pewawancara. Oya … pada tahu ‘kan kalau pembuatan passpor ada wawancara? Tapi tenang aja, wawancaranya ngga seseram wawancara pekerjaan kok. Pertanyaan standar yang akan ditanyakan oleh petugas seputar biodata, tujuan luar negeri, dan mungkin diminta untuk menunjukkan dokumen asli kelengkapan yang diawal di-verifikasi. Yah … intinya dijawab saja, tidak ada yang perlu dikhawatirkan. Dan dihadapan petugas wawancara kita akan diminta menandatangani passpor kita dan lembar berkas biodata. Sesi wawancara tidak lama, berkisar 5-10 menit. Tergantung petugasnya kali yah, karena gw ngga sampai 5 menit wawancara kelar, sementara temen gw sampai 10 menit. Petugasnya naksir temen gw kali hahahah. Kidding!!! Dan dari ruang biometrik ini, proses pembuatan passor kelar. Passpor bisa diambil sekitar seminggu kemudian. Kapan harus mengambil akan diberitahukan oleh petugas pewawancara kita.

What to … ? 

Apa yang perlu dibawa sebagai kelengkapan pembuatan passpor baru maupun perpanjangan passpor antara lain sebagai berikut :

1. Surat pernyataan, dengan materai yang bisa diperoleh di koperasi kantor imigrasi, lembar isian biodata, dan map hijau. Bagi pemohon via online internet, meski sudah mengisi biodata secara online tetap memerlukan surat pernyataan ini. Jadi mau tidak mau memang harus beli. 
2. Bagi pemohon via internet, perlu melampirkan bukti pra permohonan yang bisa di-print setelah proses pengisian biodata secara online selesai. Atau, biasanya kita akan mendapat email notifikasi bukti pra permohonan tersebut. Cek SPAM!! Karena masuk email spam gw. 
3. Dokumen pasti yang harus ada antara lain fotocopy KTP, Kartu Keluarga, akte kelahiran/ijazah, dan surat rekomendasi dari pimpinan kalau mereka yang bekerja. Jangan lupa ketika antri bawa serta dokumen asli untuk di-verifikasi. Tenang aja dokumen asli ngga bakal ditahan kok. Hanya ditunjukkan di loket awal. Oya, bagi pemohon perpanjangan passpor jangan lupa juga passpor lama untuk disertakan. 
4. Bagi pemohon via internet, pada proses pengisian biodata secara online juga diperlukan scan dokumen diatas untuk di-upload. Siapkan scan dokumen kelengkapan (kecuali surat rekomendasi) berukuran total keseluruhan dokumen 2 MB. Ada kalanya upload dokumen sering gagal karena ukuran file scan terlalu besar atau dokumen scan berupa dokumen fotocopy. Jadi scan dokumen yang bisa di-upload adalah dokumen asli. Apa saja yang perlu di-upload minimal (dan harus) adalah KTP, KK, dan Akte kelahiran/ijazah. Bagi mereka yang perpanjangan passpor bisa ditambahkan upload scan passpor lama. Prosedur secara online mudah dipahami kok. 

Apa yang bisa jadi kesalahan yang membuat semua proses terhambat diantaranya ketidaklengkapan dokumen, baik asli maupun fotocopy. Jadi sekali lagi tolong bawa serta dokumen kelengkapan dan pastikan semua siap sebelum masuk ke pintu loket kalau perlu. Mondar-mandir ke tempat fotocopy bikin ngga asik, karena mesti keluar loket kemudian menyerahkan kembali ke petugas untuk diproses. Takes time buat mondar mandir is so not cool!!!

Selain itu, kesalahan yang sering dan mungkin terjadi adalah fotocopy dokumen harus berukuran A4. Gw sempet ngga mikir kalau fotocopy-an yang gw bawa ternyata berukuran F4, keluar donk gw buat fotocopy ulang lalu balik lagi ke loket awal. Meskipun sebenarnya antrian kita tidak berarti harus mengulang, karena berkas yang sudah masuk ke petugas tetap akan diproses lebih lanjut. Tapi lebih baik menunggu sambil duduk ketimbang mesti mondar-mandir gitu.

Which one … ? 

Dari kedua cara yang sudah gw ceritakan diatas mana yang bisa gw saranin? Kalau gw siy prefer secara online. Terutama bagi para pegawai kantoran yang susah ninggalin kantor. Jujur aja, proses pengurusan passpor yang gw alami masih kurang efisien. Sekali lagi menurut opini gw yah. Coba hitung ada berapa kali menunggu yang harus kita lalui (halah!!). Bayangan gw kenapa ada antrian online dan on the spot karena ada privileges khusus berupa loket khusus dimana semua proses terjadi di satu tempat tanpa perlu pindah-pindah loket dan bercampur baur dengan pemohon on the spot, bagi mereka yang online karena data sudah masuk jauh-jauh hari sebelum hari H pengurusan. Oya … kelebihan proses via online adalah kita bisa menentukan tanggal dan hari pengurusan yang kita inginkan, paling tidak sesuai pililhan yang diberikan oleh sistem. Jadi ijin cuti bisa diajukan jauh-jauh hari. Pembedaan loket antrian memang lumayan membuat kita pemohon via internet tidak perlu ribet berlama-lama antri. Namun, melihat proses selanjutnya yang menjadi satu dengan pemohon on the spot agak bikin bete dan inefisiensi waktu. Karena kalau boleh gw jujur, ada kalanya diantara proses tersebut kita pemohon via internet menunggu lebih lama. Yahh … setiap pilihan memang ada plus minus. Kalau boleh usul ke bapak/ibu di kantor imigrasi, seandainya proses bisa lebih efisien bagi setiap pemohon, baik via internet maupun on the spot. Banyak cara yang bisa digunakan kok, salah satunya bisa menyediakan loket khusus bagi pemohon via internet, dimana didalam loket tersebut semua proses bisa diselesaikan. Toh jumlah pemohon via internet tidak sebanyak pemohon on the spot. Menunggu untuk sebuah loket “langsung jadi” saya rasa bukan ide yang buruk.

Kenapa dengan pilihan on the spot? Tidak salah juga, tergantung mana yang kita bisa. Karena setelah dihitung-hitung rata-rata pengurusan passpor memerlukan waktu 2-3 hari. Hari pertama untuk proses mengambil nomor antrian dan hari kedua untuk mengambil passpor jadi. Bahkan ada pengalaman beberapa orang yang menceritakan harus kembali di keesokan hari setelah mengambil nomor antrian untuk foto dan wawancara. Jadi total waktu pengurusan mencapai 3 hari. Namun, biasanya ini bagi mereka yang memang mengambil nomor antrian terlalu siang. Trust me, selisih sejam saja nomor antrian bisa mengular. People come and go so quick.

Tapi kalau dipikir-pikir, proses on the spot tidak ada bedanya dengan proses via online. Toh perlu 2 hari untuk mengurus hingga jadi. Dan proses hanya berbeda di loket awal yang tidak memerlukan nomor antrian. Nomor antrian tetap akan kita peroleh namun di loket yang berbeda. Well … agak serupa tapi tak sama yah. Atau dengan kata lain proses via online sama aja seperti minta tolong OB kantor beli map hijau dan berkas isian, diisi dikantor atau dirumah, kemudian keesokan hari yang bersangkutan muncul di kantor imigrasi. Bahkan belum tentu itu bisa selesai hingga tahap wawancara kalau datang kesiangan.

Pada intinya, semua tergantung kemampuan masing-masing orang. Yang penting mesti sabar aja selama proses pengurusah passpor. Itung-itung belajar antri, yang katanya orang Indonesia susah disuruh antri. Bagi yang mengurus lewat calo … mmm … jangan deh. Mengurus sendiri dan lewat calo sama saja tetap perlu antri, hanya saja durasi waktu yang berbeda. Asal datang sepagi mungkin proses bisa selesai setengah hari.

Pada akhirnya selamat mengurus bagi yang ingin mengurus passpor baru. Semoga tulisan ini membantu. Sekali lagi please please please baca persyaratan di website imigrasi indonesia. Dan sebisa mungkin melengkapi apa yang diperlukan. Meskipun akan ada petugas informan di lokasi. Well … selamat berjuang semuanya!!! Orang sabar disayang Tuhan yah … hihihihi.